اولین بار و در حین گذراندن دوره آموزشی در مرکز تحقیقات و توسعه مدیریت پروژه در سال 1381 با این مفهوم آشنا شدم و بعدتر در پروژه های پتروشیمی منطقه ویژه اقتصادی ماهشهر (تندگویان، بوعلی سینا، مارون، کارون و امیرکبیر) با این سند برخورد کردم و پس از آنکه آنرا مطالعه نمودم به کارکرد و اهمیت این مدرک در پروژه و اجرای قرارداد فیمابین کارفرما و پیمانکار و مشاور مدیریت پی بردم. اما این مدرک چیست و شامل چه بخشهایی است؟

اجرای پروژه عبارت است از انجام محدوده پروژه و فعالیت ها مطابق با خطوط مبنا، برنامه ها، رویه ها و منابع پروژه برای رابط پروژه، تغییر، زمان بندی، هزینه، ریسک، کیفیت، مدیریت ایمنی و محیط زیست و سایر الزامات قراردادی. عوامل کلیدی موفقیت برای اجرای پروژه عبارتند از تعاریف پروژه، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، سازمان‌دهی و ایجاد کار تیمی، و گزارش وضعیت دقیق از جمله پیش‌بینی، تصمیم‌گیری به موقع تحت رهبری مدیران پروژه، کنترل‌های درون سازمانی و خارجی.

برنامه مجموعه ای از فرآیندهای کاری هدفمند و استراتژیک است که توضیح می دهد چه کاری، چه زمانی، چگونه و توسط چه کسی برای دستیابی به اهداف و مقاصد انجام شود. این طرح یک برنامه رسمی است و معمولاً توسط اعضای سازمان برای انجام وظیفه یا کار پروژه قابل درک است.

برنامه اجرای پروژه (PEP) سند حاکم بر عملیات و مدیریت پروژه است که آنچه را که برای برآورده ساختن محدوده پروژه و الزامات قراردادی انجام می شود، با شرایط مناسب تعیین می کند. PEP عبارت است از:

  • توصیف یک برنامه مختص پروژه به روش استراتژیک و تاکتیکی، با پرداختن به مؤثرترین روش و به حداکثر رساندن کارایی در اجرای پروژه،
  • اقدامات خاص پروژه مطابق با اهداف و مقاصد پروژه، محدوده روشن کار و سایر مسئولیت های حیاتی طبق توافق در قرارداد
  • طرح تفصیلی مدیریت ریسک پروژه شامل موارد ریسک و طرح های کاهشی که در مرحله پیشنهاد ارزیابی شده و برنامه های عملیاتی برای اجرای پروژه مطابق با رویه مدیریت ریسک شرکت.

یک PEP توسط اعضای کلیدی پروژه به رهبری مدیر پروژه توسعه می‌یابد و یکی از اسناد پایه پروژه است و باید قبل از انتشار یا درخواست توسط مدیریت شرکت تأیید شود. PEP یک سند زنده است و باید با برنامه ها و رویه های پروژه فعلی و آینده به روز شود.

پروتکل پروژه بیانیه قوانین یا سیستم های رسمی برای یک توافق یا استاندارد مشترک برای توسعه و اجرای پروژه است که سازمان های مختلف را قادر می سازد از روش ها، مشخصات و اهداف یکسان استفاده کنند. سند پروتکل پروژه معمولاً خلاصه پروژه، پیشینه و اطلاعات پروژه، هدف و هدف، روش و سازمان، بودجه، برنامه زمان بندی، ریسک پروژه و مراجع و غیره است

برنامه اجرای پروژه یکی از معیارهای ارزیابی فنی پیمانکار می باشد. این سند در زمان مناقصه و ارسال پاکت فنی به کارفرما ارائه می گردد. پس از انعقاد قرارداد یکی از کلیدی ترین و اساسی ترین مدارکی است که توسط مدیر پروژه پیمانکار تهیه و به کارفرما ارائه می شود. کلیه مدارکی که در این سند به آنها اشاره شده است می بایست بر اساس یک برنامه زمانبندی تهیه و برای اخذ تأیید و اجرا به کارفرما ارسال شود.

نمونه ای از فهرست یک برنامه اجرای پروژه نفت و گاز ذیلا جهت مطالعه ارائه شده است:

Table of Content (Oil and Gas EPC Project Sample)

1.0        PROJECT OVERVIEW
1.1         Client and Project Information
1.2         Contract Basis and Terms
1.3         Scope of Work Description
1.4         Project Objective and Goal
1.5         Project Execution Strategy
1.6         Project Cost and Schedule

2.0        PROJECT MANAGEMENT
2.1         Organization and Responsibilities
2.2         Kick-Off and Alignment
2.3         Initial Planning
2.4         Project Baseline Development
2.5         Project Study and Review

3.0        PROJECT ADMINISTRATION AND INFORMATION MANAGEMENT
3.1         Project Communications
3.2         Project Plan and Procedure
3.3         Project Meeting and Report
3.4         Network Requirement
3.5         Knowledge Management

4.0        PROJECT CONTROLS / ESTIMATING
4.1         Estimating
4.2         Scheduling and Schedule Control
4.3         Cost Control
4.4         Progress Measurement
4.5         Review and Approval

5.0        ENGINEERING / DESIGN
5.1         Design Basis
5.2         Design Deliverables
5.3         Design Control
5.4         Project Document and Data Management

6.0        CONTRACT MANAGEMENT
6.1         Project Sub-contracting Plan
6.2         Claim Avoidance Plan

7.0        PROCUREMENT
7.1         Material Management Plan
7.2         Purchasing
7.3         Expediting
7.4         Inspection
7.5         Logistic Management

8.0        CONSTRUCTION
8.1         Home Office Construction Planning
8.2         Temporary Facility Plan
8.3         Construction Execution Planning
8.4         Construction Organisation
8.5         Construction Administration
8.6         Field Engineering
8.7         Field Material Control
8.8         Mechanical Completion/ Pre-commissioning

9.0        OPERATION
9.1         Commissioning
9.2         Start-up
9.3         Performance Test

10.0      CHANGE MANAGEMENT
10.1       Change Management Basis
10.2       Change Work Flow

11.0       RISK MANAGEMENT
11.0       Project Risk Identification
11.1       Risk Workshop

12.0      QUALITY MANAGEMENT
12.1       Audit Plan and Programme
12.2       Corrective Action/ Preventive Action Programme

13.0      HEALTH, SAFETY, ENVIRONMENTAL AND SECURITY
13.1       HSE Philosophy
13.2       Design HSE
13.3       Site HSE
13.4       Security Plan

14.0      TURNOVER
14.1       Facility Hand Over
14.2       Document Hand Over

15.0      PROJECT CLOSE-OUT
15.1       Contracts Close-out
15.2       Certificates
15.3       Close-out Book

16.0      LIST OF ATTACHMENTS
16.1       Scope of Facilities Summary
16.2       Scope of Services Summary
16.3       Block Flow Diagram
16.4       Project Summary Schedule
16.5       Project Milestones
16.6       Project Organization Chart
16.7       Resource Mobilisation Plan
16.8       Work Breakdown Structure (WBS)
16.9       Project Deliverables List
16.10     Applicable Code and Requirement
16.11     Project Cost
16.12     Project Study and Review Reports
16.13     Bidder List
16.14     Sub-contractor List

دسته‌ها: مدیریت پروژه